Domino 8.5 vs Exchange 2010 - Workflow Applicaties
Na een break voor de nodige vakanties is het tijd om de draad weer op te pakken in de vergelijking tussen Lotus Domino 8.5 en Microsoft Exchange 2010, waarbij we aankomen bij een ander verschil tussen Domino en Exchange: Applicaties. Tijdens de introductie gaf ik al aan dat een vergelijking tussen Lotus Domino en Microsoft Exchange een vergelijking tussen appels en peren is. Waar Exchange een puur messaging product is, is Lotus Domino een volledig applicatie platform. Hoewel er heel wat bedrijven zijn die slechts de mailfunctionaliteit van Lotus Domino gebruiken, blijft het feit staan dat ze daarmee een product hebben waarmee indien goed gebruikt men de productiviteit van de medewerkers flink kan verhogen zonder dat dit geld voor extra licenties hoeft te kosten. Waar je bijvoorbeeld mee kunt beginnen als bedrijf is om Lotus Domino in te zetten voor een paar simpele applicaties zoals:
- Verlofapplicatie
Verlof aanvragen, waarbij automatisch mails uitgaan naar leidinggevenden waarbij zij het verlof via een simpele druk op een knop kunnen goed- of afkeuren. Andere medewerkers kunnen ook meteen zien wanneer wie verlof heeft. - Travel requests
Bezoeken aan congressen, klanten of kantoren in het buitenland aanvragen via een applicatie, waarbij de workflow van goedkeuring door managers, boeken van vliegtickets en hotelkamers etc allemaal via de applicatie gaat - Vergaderruimtes en benodigdheden boeken
Boek je kamers, beamers, projectieschemen, whiteboards etc. direct tijdens het plannen van een meeting in je agenda. Uiteraard kan een kamer maar 1x geboekt worden voor een bepaald tijdslot, zodat je niet met meerdere groepen voor dezelfde vergaderruimte staat.
Dit zijn een paar voorbeelden van applicaties die bij veel bedrijven nog steeds via papieren agenda's of aanvraagformulieren plaatsvinden. Via Lotus Domino is het zeer eenvoudig om dit soort processen te automatiseren en daarmee die processen efficiënter te maken. Bovengenoemde voorbeelden zijn zeer generiek, waardoor templates voor deze applicaties vaak gratis of tegen geringe kosten beschikbaar zijn. De laatstgenoemde applicatie is als de Resource Reservation Database standaard aanwezig binnen Lotus Domino. Voor andere applicaties kun je eens kijken bij OpenNTF waar je meer dan 100 applicaties gratis kunt downloaden of informeren bij je IBM Lotus Business Partner. Met bovenstaande opsomming wil ik overigens geenszins suggeren dat Lotus Domino alleen geschikt zou zijn simpele workflow applicaties, sommige organisaties draaien hun core applicaties op Lotus Domino. Een voorbeeld van een bekende publieke website die oorspronkelijk op Lotus Domino geschreven is, is bijvoorbeeld Kieskeurig.nl. Dit zijn echter niet het type applicaties om mee te beginnen als je je Domino server die tot nu toe slechts als mailserver werd gebruikt, beter tot zijn recht wilt laten komen.
Om vergelijkbare functionaliteit op het vlak van applicaties bij Microsoft te vinden, kom je bij Sharepoint uit. Hoewel een vergelijking tussen Sharepoint en Lotus Domino buiten de scope van deze reeks artikelen valt, wil ik kort ingaan op de gratis versie van Sharepoint: Sharepoint Foundation Server. Een bewering dat je in tegenstelling tot Microsoft Exchange er bij Lotus Domino gratis een volwassen applicatie platform bij krijgt zou immers niet eerlijk zijn als je niet de gratis offering van Microsoft daarbij betrekt. Afgezien van de beperkte functionaliteit van deze versie blijkt deze bij nader onderzoek echter ook niet zo gratis te zijn. Om de Foundations server te mogen gebruiken heb je de juiste licentie voor Windows Server 2008 nodig. Dat komt erop neer dat je voor elke persoon die de Sharepoint Foundations server gaat gebruiken je een Windows Server CAL nodig hebt. Aangezien je die voor Exchange niet nodig hebt, zul je deze kosten als extra kosten voor Sharepoint moeten zien. Dat zijn kosten die je bij Lotus Domino niet hebt.
Daarnaast heeft de Lotus Domino het voordeel van de Lotus Notes client, waardoor applicaties naadloos kunnen integreren in de mail omgeving met bijvoorbeeld formulieren met speciale opmaak die in een mail zijn opgeslagen, buttons met uitgebreide uitvoerbare code in de mails (die door de Execution Control List wel veilig zijn) en extra velden die met een mail meegestuurd kunnen worden en via computed text zichtbaar gemaakt kunnen worden. Deze mogelijkheden bieden zeker voor workflow applicaties grote voordelen. Microsoft biedt op dit vlak niets vergelijkbaars.
Conclusie
Wanneer Lotus Domino en Microsoft Exchange met elkaar vergeleken worden is de verleiding groot om Lotus Domino als applicatieplatform te negeren. Er wordt immers gekeken naar de messaging functionaliteit en niet naar de mogelijkheden als applicatieplatform (die Exchange ook niet heeft). Toch levert dit een kromme vergelijking op. Lotus Domino kenmerkt zich als applicatie platform dat het een lage drempel heeft om er applicaties voor te ontwikkelen en er nuttige applicaties zowel bij Lotus Domino zelf geleverd worden als via OpenNTF beschikbaar zijn. De kans is dan ook zeer groot dat Lotus Domino als applicatieplatform een nuttige rol kan spelen om een aantal processen binnen het bedrijf op eenvoudige en goedkope wijze te automatiseren. Hoewel deze mogelijkheid in een directe vergelijking moeilijk in geld is uit te drukken, is het van belang om te realiseren dat je bij een keuze voor Microsoft Exchange deze mogelijkheid verliest.
Links
Get the Facts: Lotus Domino 8.5 vs Microsoft Exchange 2010 - Introductie
OpenNTF
Lotus Loves People - Partners
Kieskeurig.nl
Download Sharepoint Foundation Server
1Perry Hiltz 9/2/2010 1:55:20 PM Domino 8.5 vs Exchange 2010 - Workflow Applicaties Many times that organizations make the move from Domino to Exchange for the messaging component, it is not due to the fact that one platform is superior over the other. When Executive Level members make the decision, it is largely out of personal preference and not due to any technical functionality. Normally the organizations that have a robust Domino Application base and move the messaging component to Exchange, they keep both the Outlook and the Notes client on the workstations. This leads to a very complex need for Coexistence between the platforms, particularly so when the applications email embedded elements such as buttons, forms, computed text, controlled access sections, etc to end users who no longer have a Domino based email. This is the challenge. With that being said there are solutions available that allow Exchange to be deployed as the primary messaging component facing the user community and still provide a viable solution for a Domino based application. Too many times the Technical Staff of an organization who are faced with this situation, begin the fight to "keep Domino" based upon Technical merit. When the officers of an organization make the decision to move to Exchange, and the staff begin to challenge the decision, this can very easily give the impression that the staff are not working with the decision and this can lead to a great deal of dissension. The fight to keep Domino in an organization should not come from the lower ranks but rather the senior IT management and from the Executive level. This can only be done by people who have the ear to the officers.
2Martijn de Jong 9/2/2010 4:20:34 PM Domino 8.5 vs Exchange 2010 - Workflow Applicaties @Perry I agree that technical reasons are usually not why an organisation migrates from one mail system to the other. That's why my main focus in this series is on the items that usually do matter: costs & competitiveness. I tried to start with an open mind on these series, but while investigating the ins and outs of Exchange 2010, I've come to the conclusion that both on technical features as on costs there's simply no reason to migrate from Lotus Domino to Exchange. There are external reasons that maybe merit a migration and I'll look at those in my concluding article of this series.
3Michel de Rooij 9/3/2010 1:39:16 PM Domino 8.5 vs Exchange 2010 - Workflow Applicaties Zoals je zelf al aangeeft, Domino vergelijken met Exchange is als appels en peren ("Get the Facts"? Eerder "Get my opinion"). Toch doe je het, ook al noem je even de gratis versie van Sharepoint om vervolgens te roepen dat Sharepoint een OS nodig heeft (Exchange niet?). Ik lees nergens iets over integratie met Voice. Je hebt het wel over "Unified Communications" maar begint vervolgens een verhaal over het syncen van mobiles. Iets met klok en klepel. Mijninziens is de keus niet zozeer een waar een technische maar een strategische basis aan ten grondslag ligt. Oh ja, menig bedrijf hecht waarde aan wat Gartner van dingen vindt. Doe er je voordeel mee: { http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints/microsoft/vol10/article19b/article19b.html }
4Martijn de Jong 9/3/2010 2:17:22 PM Domino 8.5 vs Exchange 2010 - Workflow Applicaties @Michel Bedankt voor je reactie. Ik ben blij dat ook mensen met veel Exchange kennis deze artikelen lezen. "Get the Facts" is uiteraard een directe verwijzing naar Microsofts gelijknamige campagne tegen Linux, waarbij Microsofts "Facts" niet bepaald betrouwbaar zijn gebleken. Aangezien Microsofts Exchange vs Domino pagina datzelfde niveau haalde, vond ik het een passende titel. Uiteraard zijn de artikelen vanuit een bepaald oogpunt geschreven wat ik ook in de inleiding al aangeef, maar in tegenstelling tot Microsofts pagina gebruik ik een groot aantal bronnen van beide kampen, waarbij ik de informatie zo goed als mogelijk probeer correct te interpreteren. Dat levert, ondanks mijn bias, uiteindelijk een betere vergelijking tussen de twee platformen op dan ik tot nu toe op Internet heb kunnen vinden. Goede vergelijkingen tussen Domino en Exchange en zeker van de laatste versies zijn zeer schaars. Ondanks dat een vergelijking tussen Domino en Exchange een vergelijking tussen appels en peren is, is het wel een vergelijking die voor veel bedrijven speelt. Daarom is het zinvol om ondanks de verschillen toch te proberen een zo eerlijk mogelijke vergelijking te maken. Wanneer je in zo'n vergelijking de applicatiekant van Domino noemt, wordt er vaak door Microsoft op de gratis variant van Sharepoint gewezen. Vandaar dat ik deze ook genoemd heb. Daarbij geef ik aan, wat blijkbaar niet duidelijk is over gekomen, dat deze niet gratis blijkt te zijn omdat je, in tegenstelling tot Exchange, per gebruiker van Sharepoint Foundation server nog een Client Access License (CAL) af moet sluiten voor de Windows server. De Sharepoint server software krijg je dus gratis, maar per gebruiker betaal je wel. Bij Lotus Domino is dit allemaal inclusief in de licenties voor de Domino server en de Lotus Notes clients. Gartner velt in de door jou aangehaalde link geen oordeel over de kwaliteiten van beide platformen, maar geeft aan dat er momenteel meer migraties van Domino naar Exchange zijn dan andersom. Het momentum ligt momenteel bij Microsoft en dat zie ik inderdaad ook in de Nederlandse markt. Daarbij is het interessant om te bekijken of dat een gevolg is van kuddegedrag of dat er daadwerkelijk goede redenen zijn voor zo'n migratie. Op basis van mijn onderzoek blijken beide platformen qua functionaliteit dusdanig dicht bij elkaar te liggen dat dat geen reden zal zijn, terwijl uit kostenoverwegingen voor Domino gekozen zou moeten worden. Een verklaring voor de huidige trend zal dus moeten worden gezocht in kuddegedrag of de door jou genoemde strategische redenen en daar wil ik in mijn eindconclusie dieper op ingaan. Over "Unified Communications" en Mobile devices, dat is niet mijn keuze maar die van Microsoft. Zij hebben in hun pagina Lotus Notes Traveler onder deze kop geschaard en daar ben ik in meegegaan. De afwezigheid van de integratie met voice is een gevolg van het feit dat daar erg weinig goede informatie over te vinden is en dan met name in hoeverre die functionaliteit beschikbaar is zonder OCS. Als je die nodig hebt, moet ik er immers aan de Lotus kant Sametime bij betrekken. Op basis van je blog lijk jij een hoop kennis te hebben over dit onderwerp, dus ik wil je ook van harte uitnodigen om in dat artikel inhoudelijk te reageren danwel een link te zetten naar het relevante artikel op jouw blog. Dan kan ik mijn artikel met die informatie updaten.
